Maatwerk software of een standaardpakket?

Vergelijk de totale kosten over dezelfde periode, inclusief inrichting en onderhoud. Alleen een jaarabonnement naast een bouwprijs zetten geeft een onvolledig beeld.

Tel bij een pakket het abonnement, de gebruikerskosten, inrichting en tijd voor handmatige omwegen op.

Tel bij maatwerk de bouw, hosting, onderhoud en latere wijzigingen mee. Bespreek ook wie het kan onderhouden.

Voor gangbare taken zoals boekhouding, facturatie, agenda's en e-mailmarketing is bestaande software vaak een bruikbaar vertrekpunt.

Bekijk hoe belangrijk het proces is voor je bedrijf. Een standaardoplossing kan voldoende zijn voor werk waarmee je je niet hoeft te onderscheiden.

Verandert je proces nog vaak, dan is flexibiliteit belangrijk. Een custom build vastleggen voordat je werkwijze duidelijk is kan extra werk veroorzaken.

Terugkerende spreadsheetfouten, dubbele invoer of een proces dat maar één collega kent, zijn redenen om de huidige werkwijze te onderzoeken.

Meet hoeveel tijd die problemen kosten en welke fouten ze veroorzaken. Vergelijk dat met de kosten van een verbetering.

Schrijf de ontbrekende functies op. Controleer of een ander pakket, een instelling of een koppeling ze kan oplossen voordat je maatwerk laat bouwen.

Je kunt het pakket houden voor wat goed werkt en een klein maatwerkonderdeel toevoegen voor een specifiek proces.

Daarvoor moet een bruikbare koppeling mogelijk zijn. We onderzoeken de API en beperkingen voordat die oplossing wordt begroot.

Begin met de tijd die je per maand aan omwegen besteedt en de fouten die het vaakst voorkomen. Bespreek die lijst ook met je huidige leverancier.

Een gerichte review kan helpen om opties en kosten te vergelijken. De uitkomst kan ook zijn dat je geen maatwerk nodig hebt.